מצגות הן דבר הכרחי בכל פעולה שמטרתה לסייע לדובר להעביר את המסר החשוב שלו. אז איך תוכלו להציג מצגת בצורה טובה, ואף יותר מכך, אפקטיבית?

מאמר זה מבוסס על ייעוץ שניתן על ידי מציגים מומחים ברחבי העולם, ויסייע לכם להציג לא רק בצורה טובה יותר, אלא אפילו מצוינת. טיפים מקשת רחבה של אנשים ישיגו את המטרה – כיסוי מגוון גדול ככל הניתן של תחומים שונים.

בין אם אתם מציגים מנוסים, או רק מתחילים, עשרת הטיפים שלפניכם יסייעו לכם ליצור מצגות אפקטיביות באמת:

1. הפגינו את התשוקה שבכם והתחברו אל הקהל

קשה לשמור על רוגע כשאנחנו מרגישים מתוחים ונרגשים. עם זאת, לפי המציגים הגדולים, הדבר החשוב ביותר הוא להתחבר אל הקהל שלכם, והדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא להפגין את התשוקה שיש בכם לנושא ולתת לה לזרוח דרככם.

היו כנים עם הקהל על מה שחשוב לכם, ומדוע זה חשוב לכם. היו נלהבים וכנים, והקהל יגיב אליכם באופן חיובי.

2. שימוש דגש על הצרכים של הקהל שלכם

המצגת שלכם צריכה להיות בנויה סביב הצרכים של הקהל ומה אתם מעוניינים להשיג מהצגתה.

כשאתם מכינים את המצגת, תזכרו תמיד שיש לשים דגש על מה שהקהל צריך ורוצה לדעת, לא מה שאתם יכולים לספר לו. בזמן שאתם מעבירים את המצגת, השתדלו להישאר ממוקדים בתגובת הקהל שלכם, והגיבו על כך.

זכרו, עליכם לעשות את זה כך שלקהל יהיה נוח וקל קל להבין ולהגיב.

3. פשטו את העניינים: התרכזו בליבת המסר שלכם

בזמן שאתם מתכננים את המצגת, עליכם תמיד לזכור את השאלה החשובה הבאה: מהו המסר המרכזי (או שלוש נקודות המפתח) שאתם רוצים שהקהל שלכם ייקח איתו הביתה? 

בנוסף, חשוב שתהיו מסוגלים לתקשר את המסר הזה בקצרה וביעילות.

מספר מומחים בתחום ממליצים על 30 שניות של סיכום התוכן כולו, ומומחים אחרים טוענים בעד כתיבת הסיכום הקצר על גב כרטיס ביקור, או לומר אותו בפשטות ולא יותר מ-15 מילים.

לא משנה במה תבחרו, הדבר החשוב הוא לשמור שליבת המסר שלכם תהיה ממוקדת וקצרה, ואם מה שאתם מתכוונים לומר אינו תורם למסר, אל תאמרו זאת.

4. חייכו וצרו קשר עין עם הקהל שלכם

נשמע קל מאוד, אבל מספר גדול להפליא של מציגים נכשלים בזה. 

אם אתם מחייכים ויוצרים קשר עין עם הקהל, אתם למעשה בונים קרבה, אשר מסייעת לו להתחבר אליכם ואל הנושא שאתם מציגים. זה גם יעזור לכם להרגיש פחות מתוחים ונרגשים, כי אתם מדברים עם אנשים, לא עם המון גדול של זרים.

כדי לסייע לעצמכם עם מימוש הטיפ הזה, ודאו שאתם לא מכבים את כל האורות כך שרק מסך השקופיות נראה לעין. הקהל שלכם צריך לראות אתכם, כמו גם את השקופיות.

5. התחילו את המצגת עם כל מה שיש לכם

תחילת המצגת שלכם היא רגע מכריע. אתם צריכים לתפוס את תשומת הלב של הקהל שלכם להחזיק אותו שם אתכם כל הזמן. הקהל, לעומת זאת, ייתן לכם רק כמה דקות של חסד שבהן תוכלו לנסות לבדר אותו, לפני שהוא יתחיל להשתעמם מכם. אז אל תבזבזו את הדקות הראשונות על להסביר לקהל מי אתם. התחילו קודם כל בלנסות לבדר אותו.

נסו להכניס סיפור טוב (ראו טיפ מספר 7 למטה), או שלבו תמונות שימשכו תשומת לב (אך יהיו גם שימושיות) בשקופיות.

6. זכרו את כלל ה-30-20-10 לשקופיות

שלושה טיפים מגיא קוואסאקי, אפל שטוען כי מצגות טובות אמורות:

  • להכיל לא יותר מ-10 שקופיות.
  • מצגת אחרונה לא יותר מ-20 דקות.
  • השתמשו בגודל גופן של לא פחות מ-30 נקודות.

הטיפ האחרון חשוב במיוחד מפני שהוא יעצור אתכם מלנסות להכניס מידע רב מדי בכל שקופית. גישה זו מונעת את מה שמוכר בתור ‘Death by PowerPoint’.

באופן כללי, שקופיות המצגת אמורות לשמש אתכם, המציגים. קבוצה טובה של שקופיות צריכה להיות בלתי מותאמת לשימוש ללא המציג, כך שהן בהחלט אמורות להכיל פחות, ולא יותר, מידע. שמרו על הפשטות.

אם אתם צריכים לספק מידע נוסף ולא הספקתם, העבירו אותו לקהל עם סיום המצגת.

7. ספרו סיפורים טובים

בני האדם מתוכנתים להגיב לסיפורים. סיפורים טובים עוזרים לנו לשים לב, וגם לזכור דברים. אם אתם יכולים להשתמש בסיפורים במצגת שלכם, סביר יותר שהקהל יעסוק בהם ויזכור את הנקודות החשובות שדיברתם עליהן לאחר מכן. זהו רעיון טוב להתחיל עם סיפור, אבל הנקודה הרחבה יותר היא שאתם צריכים להכין את המצגת כולה כך שתתנהג כמו סיפור.

חשבו על הסיפור שאתם מנסים לספר לקהל שלכם, וצרו את המצגת באופן שיציג אותו בצורה הטובה ביותר.

מציאת הסיפור שמאחורי המצגת שלכם

כדי לספר סיפור בצורה יעילה, יש להתמקד לפחות באחד משני העקרונות הבסיסיים ביותר במכניקת הסטוריטלינג של המצגת שלכם:

1. התמקדות בדמויות – לאנשים יש סיפורים; לדברים, נתונים ואובייקטים – אין. אז שאלו את עצמכם “מי” מעורב ישירות בנושא שלכם, מצאו דמות שאתם יכולים להשתמש בה בתור מוקד הסיפור. לדוגמה, במקום לדבר על רכבים (מוצרי החברה שלכם), תוכלו להתמקד בדמויות ספציפיות, כמו:

  • הנהגים שעבורם מיועד הרכב – אנשים שמחפשים מהירות והרפתקה.
  • המהנדסים שיצאו מגדרם כדי לעצב את הרכב הכי חסכוני שאפשר להעלות על הדעת.

2. דינמיקה משתנה – סיפור צריך לשנות משהו בדרך, אז שאלו את עצמכם “מה איננו כפי שהוא צריך להיות?” ולומר מה אתם הולכים לעשות בקשר לזה (או מה כבר עשיתם).

לדוגמה:

  • האם תנאי כביש מסוכנים מעוררים בכם רצון לבנות ג’יפ מחוספס שמתאים לכל שטח, ושכל משפחה תוכל להרשות לעצמה?
  • האם מערכת מיתוג מזון מסובכת ומבלבלת מזון עשויה להוביל אתכם להקים אינדקס תזונתי מקודד לפי צבע, כך שכל אחד יכול בקלות להבין את זה?

8. השתמשו בקול שלכם ביעילות

המילה המדוברת היא למעשה אמצעי תקשורת לא יעיל למדי, מפני שהיא משתמשת רק באחד מן החושים הקיימים אצלנו. זו הסיבה שדוברים רבים בוחרים להשתמש בעזרים חזותיים. אבל אתם יכולים לעזור להפוך את החסרון של המילה המדוברת באמצעות שימוש יעיל בקול שלכם.

שינוי המהירות שבה אתם מדברים, והדגשת השינויים במגרש הטון והצליל, מסייעים להפוך את קולכם למעניין יותר, וכך תצליחו להחזיק את תשומת הלב של הקהל שלכם לאורך זמן.

9. השתמשו גם בגוף שלכם

ההערכה היא כי מעל ל-75% מהתקשורת בין בני אדם איננה מילולית. כלומר, כמו הקול, גם שפת הגוף שלכם היא חיונית כדי להעביר את המסר בצורה הטובה לקהל. ודאו שאתם עושים את זה באופן הרצוי: שפת גוף שכדאי להימנע ממנה היא שילוב זרועות, ידיים מאחורי הגב או בכיסים וצעידה על הבמה.

הפכו את המחוות שלכם לפתוחות ובטוחות יותר, והתהלכו באופן טבעי סביב הבמה, וגם בקרב הקהל, אם זה אפשרי.

10. הירגעו, נשמו עמוק ותהנו

אם אתם מתקשים להציג את המצגת שלכם, סביר להניח שיהיה לכם קשה עוד יותר להיות רגועים ונינוחים מספיק כדי לעשות את זה. אפשרות אחת היא להתחיל להתרכז בנשימה שלכם. האטו אותה, וודאו שאתם נושמים נשימות עמוקות, ובנוסף, שאתם ממשיכים לעשות זאת מדי פעם גם במהלך המצגת.

בשורה התחתונה, אם אתם מסוגלים להביא את עצמכם לידי רגיעה, אתם כמעט בוודאות תצליחו להציג את המצגת שלכם בצורה טובה יותר. לעומת זאת, אם אתם יכולים גם להתחיל ליהנות מזה, הקהל שלכם יגיב על כך, ובוודאי שלא ישתעמם מכם. המצגות שלכם ישתפרו אקספוננציאלית, וכך גם הביטחון העצמי שלכם. 

כדאי לכם לנסות!